不讓豬隊友拖後腿:我的跨文化職場自救指南

上次更新:18 5 月, 2024
覺得不對勁時,你能勇於質疑嗎?
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轉載於換日線跨文化職場自救指南:5 步驟保護自己,拒讓「豬隊友」拖後腿

所謂「不怕神一般的對手,只怕豬一般的隊友」,在職場上最怕遇到豬隊友。

不只工作效率下降,一不小心反倒讓自己成了壞人。

以前我碰到這種問題,會選擇沉默或忍耐,以為會慢慢變好,對方卻變本加厲。

後來我懂得如何保護自己、不傷和氣,讓事情順利進行。

這些方法分別是:

  • 理解不同文化
  • 找到盟友
  • 建立溝通策略
  • 利用組織資源
  • 保持透明
  • 設定界線

最後事情順利落幕,除了分析處理流程外,我也從中觀察到不同角色的應對策略,想和你分享。

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那次和一位同事合作一份標案。他來自一個工作風格相對靈活的文化背景,鼓勵靈活和彈性,而不是遵守規範

這種文化特質有時候幫了團隊大忙,能夠用其他人想不到的方式來解決問題,也能快速適應變化

譬如有次,我們的系統當機,讓零售客戶的電商網站無法運行。客戶氣急敗壞地上門理論,氣氛緊張得讓人窒息。那位同事能夠安撫客戶,提出補救措施,還提議策略聯盟,幫客戶找到更多客戶。意外地將會議焦點從「你怎麼補償我」轉變成「我們怎麼一起做生意」。

但這次,卻差點害我惹上大麻煩。

為了贏案子,我做了一份計畫,向公司申請補助,好讓價格更有競爭力。一切流程都很順利,我拿到了補助,也拿下標案。

人算不如天算,先是客戶把上線時間一延再延,接著改變心意,做了一個新專案。為了幫客戶,同事想把舊專案的補助用在新專案上

前後我問了同事許多次狀況、也表達對風險和合規的疑慮,他始終四兩撥千金,向我拍胸脯會處理好。不只如此,還持續跟老闆們報告這個大案子,顯示是他立下的大功,將來極有潛力成為大客戶。

直到有天同事請假,我主動找合作夥伴關心進度,才警覺事情的嚴重性。除了專案幾乎不可能如期完工,專案和補助的名目還不相符。身為申請者的我可能要面對公司的稽查

那是一個禮拜五晚上,我心急如焚的思索該如何解決,整個晚上睡不好。

我的目標和難題是:該如何在專案執行和合規間取得平衡,確保自己按照公司規範走,又不害團隊丟案子?

by 中途筆記

找出共識

隔週一上班,我就找了業務同事說明情況,並和他取得如何處理的共識。

我們盤點了資源侷限。雖然可以另外申請一份補助,專款專用,由於當時已經是財務年底,考量到公司預算總是跟著財務年走,新的一年,公司不見得有預算、時程上也幾乎來不及。

但如果什麼都不做,等專案執行完畢時更是覆水難收。

最後,我們都同意執行下去的風險太高,應該要更改補助的專案範圍和時程。

接著,我在小組會議上提出疑問,尋求解決方法。最後大家都同意下一步:讓財務部的人進來看看,這麼做有沒有問題。

利用組織資源

會議召開後,我簡單敘述完情況,事情就自然往下進展了。財務部開始提出不合理的地方、以及應該如何修正,並主動拉了稽核部門的同事進來。

原來,確保每一個補助案用在對的地方,是財務部門和稽核部門的工作,自然會盡力做好守門人的工作。

身在同一個部門,我們有共同利益,因此我從一開始就打定主意,不要跟他硬碰硬,讓對的角色做該做的事。事實證明,還好有這麼做,同事在稽核部門的人面前,一改跟我打模糊帳的風格,完全是一位謹守規範的乖寶寶。

然而,我們沒有忘記目標是要更改補助的範圍和時程,而不是損失補助,丟案子。因此繼續跟財務和稽核溝通。

利用資訊不對稱,創造模糊地帶

財務部和稽核部的同事再精明,也不可能比第一線的業務了解情況。同事這時善用他靈活的工作風格,利用這種資訊不對稱,將話題引導到對自己有利的局面。

譬如專案進行到一半,會說才做完測試,因此需要更多補助;明明曾跟客戶做過承諾,會說沒有。反正其他部門連客戶面都沒見過,隨他怎麼說。

說出後果

你也不想要丟案子吧!」,是同事在和財務部協商過程中冒出的一句話。財務部不停的強調流程合規性,而我們可以提醒對方:客戶還沒答應完全採用我們家的方案呢!如果因為這樣客戶決定抽單,這個風險也是我們必須考量的。

雖然業績數字不是財務部門的績效指標,但在一間業務導向的公司,沒有人想當戰犯,同事順利用這招將局勢扳回一城,最後也保住了補助。

保持透明

雖然會議結束了,一切看似要回到正軌,但該同事還是用盡各種理由,想把大家都牽扯進去。這時業務同事提醒我,記得發會議紀錄,把每個人該做的事情寫清楚。

會議記錄讓團隊分工變得透明,同事再也無法推卸責任,自己執行當初答應的事。

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下次我會怎麼做?

雖然事情順利落幕,但事後回想起來,還是心有餘悸,畢竟每天工作已經夠忙了,如果要為了這種完全沒有生產力的事情,消耗掉大量心神,實在得不償失,更不說影響績效評估。

要是再碰到這種事情,我會怎麼做?

設立界線

當初我一時心軟,心想同事的事也是我的事,能幫就幫,殊不知他講的胸有成竹,執行力卻很兩光。我理解他的出發點也是為客戶爭取資源、幫助團隊,但如果執行方式不符規範,不只本來的目的無法達到,還可能把大家都拖下水。

如果再碰到這樣的情況,我會更早跳出來,跟同事說:「真的很謝謝你這麼為客戶著想,但是我們要不要先確認一下合規性?畢竟如果處理得不好,以後可能就很難再為客戶爭取到這些了」。

提醒同事不要跟客戶做出超出範圍的承諾。如果他仍堅持,那就請他另外跟公司申請。

熱心助人和團隊合作很好。但如果沒有設好界線,把自己也拖下水,不值得。

在這次的經歷中,我體會到和不同文化背景的人合作的挑戰。跟你分享以下的總結和建議:

  • 理解不同文化:凡事總有好不好。腦袋靈活的文化,背後可能是不受規範。嚴謹的文化,背後可能是墨守成規。理解每種文化和特質的差異,可以減少誤解,善用彼此的長處,幫助團隊往目標前進。
  • 找出共識:我們不需要有所有問題的答案,把疑問丟出來,藉由不同視角,找到解決問題的策略。
  • 善用組織資源:不需要把所有任務攬在自己身上,每個部門有各自的專業,我們要做的,是在對的時候,讓對的人上場。
  • 透明溝通:讓團隊中的每個人都清楚自己的角色和責任。
  • 設立界線:對對方的努力表示認同,也表達自己的原則。

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