在家上班會議總是一個接著一個,讓人喘不過氣?做好時間管理,4個行事曆安排技巧

上次更新:September 5, 2022
行事曆和你,誰才是主人?
a person writing on a desk calendar
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讀者來信發問關於遠距辦公後,該如何在緊湊的會議中找到時間,做些需要專注的工作?這個問題我相信很多人都會有。

在疫情還沒發生前,大部分的會議是實體會議,一天怎麼算頂多三、四個會議,因為需要算上往返交通時間,不可能安排得太緊湊。而公司內部的會議也大多集中在周一,會將週二、週三、週四、週五留下來,把時間留給出差到外地的同事。

這樣的日子雖然花不少時間在交通,也消耗體力,但至少能夠在搭車的時候獨自完成一些工作

疫情爆發後,許多人終於實現了「在家工作」的願望,可以「穿著睡衣」、「不用化妝」、「不用在路上人擠人」,只要一打開電腦,就能進入工作狀態。下班後,更不用趕著上菜市場和接小孩,如果太晚了,就只好在路邊隨便吃吃,解決一餐,反而有時間可以悠閒地煮頓晚餐。

然而事實不是憨人所想的那麼簡單,因為在家上班,省去了通勤時間,許多人的會議一個接著一個,連吃飯的時間都沒有,把早餐變成了下午茶。

其實我也經歷過這樣一段時間,最高紀錄一天有九個會,曾經行事曆滿到老闆1:1時跟我說:Your calendar looks scary…那樣的生活持續數個月後,我開始偏頭痛額頭變得緊繃,就好像一整天二十四小時都在皺眉頭一樣,還無法緩解,持續了一個禮拜才好。

直到我慢慢摸索出一套方法,才終於學會如何兼顧生產力與精力。下面四招分享我自己的做法。

focused black schoolgirl doing homework at table in house
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設定不受訊息、信件打擾的專注時間

根據一項加州大學爾灣分校的研究指出,正在工作中的人一旦被打斷了,平均要花23分鐘的時間才能恢復投入原本手邊的工作

很多人得了一種「看到新信一定要馬上看」、「有訊息一定要已讀」的毛病,無論本來在處理什麼工作,只要螢幕的右下角跳出通知,總忍不住想點開,於是就分心了。想想那23分鐘又可以處理好多事情呢!

需要一個人專注處理一件任務時,就把訊息和信件通知關掉吧!那一到兩個小時內發生緊急情況的機率很低,要是真的碰上了,對方會打電話給你的。

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定時才收信

光是有專注時間還不夠,因為在專注時間之外的我們仍然有可能因為隨時進來的信件和訊息而分心,進而影響工作效率。

設定時間收信可以幫助我們擁有一段不受打擾的時光,專注在當下的會議或其他任務。我曾看過一些企業老闆分享,一天只有兩個時段收信,分別是早上和下午,那樣的頻率對我來說太低了,常常決策都是要立即做出回應,不可能等上半天的時間。

因此你可以依照現在的收信頻率,評估多久收一次信比較合理。我自己是從信一來就看,降低到每個整點檢查一次,再根據當天可能有會議、工作坊行程降低到兩個小時一次。

colleagues shaking each other s hands
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盡量不參加當天才通知的會議

市場情況瞬息萬變,有時我們的確不能控制競爭對手又出了什麼招,或者客戶忽然有緊急的需求,而需要當天召開會議,和夥伴取得共識。

但其實許多情況下,當天才通知的會議是可以避免的。例如有的會議其實早就安排好了,只是發起者漏了發給我們,又或是同事臨時想到要跟大家分享自己的工作方法。

對於許多人來說,這樣的安排會打亂本來的工作節奏,手忙腳亂的來不及準備新會議,連帶影響參加原有會議的心情。

提醒同事至少前兩天發出會議通知,告訴對方:因為這場會議需要由我主講,我要確保自己有時間參加與做好準備

當然囉,如果是同事間五人以下的小型會議,只是需要快速討論一件案子或者交換情報的情況則不在此限,我們可以根據這場會可能需要耗費多少精力來決定。

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在會議跟會議間為自己安排空檔

線上會議還沒開始流行前,會議發起者們知道不能一個會議緊接著一個會議,因為要算上與會者從上個會議地點通勤到下個會議地點的時間,但自從線上會議開始流行後,大家都卯起來發一個接著一個的會議,不僅沒有為上一場會議安排一點緩衝時間,得匆匆結束,也來不及為下一場會議做準備。

有一位心理諮商師朋友跟我分享,自己在諮商個案與個案間,需要保留至少一小時的空檔。除了因為個案可能正在情緒當中,諮商師需要預留時間收尾,諮商師自己也需要整理心情,並準備自己進入下一個個案的情境。

如果不能有一小時的空檔,請最少也要在會議跟會議中間,為自己保留10分鐘的空檔。這段時間無論去上個廁所、倒杯茶,甚至去陽台透透氣,都能幫助我們轉換心情。

無論上個會議表現的好與壞、是不是有得到想要的結果,那都是過去的事了,喝口茶,打起精神來,專注在眼前的挑戰

以上四個方法,不僅幫助我抓回工作節奏,也漸漸與身邊夥伴變得更有合作默契。最重要的是,我的身體狀態變的放鬆許多,不再頭痛與額頭緊繃。

電子郵件、訊息軟體和會議工具應該是生來讓我們變得更好的,千萬別不知不覺成為它們的遙控機器人了,做回行事曆的主人吧!

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