轉載於1111 人力銀行:如何避免成為會議中的「啞巴」?5 種發言策略讓你備受關注!|工作甘苦談面試經驗暨工作甘苦談-1111 人力銀行
身為內向者或是高敏感者,我們不太容易在會議中被聽見。偶爾是被忽略,但大多數時候是根本什麼話都沒說。
不只是你,其實身邊的同事可能也和你一樣。於是該討論的沒有發生、該引起關注的繼續被忽視,公司白白浪費了你的長才。
但要在眾人面前發言,的確需要勇氣,我懂。
看完商業顧問及作家 Molly Tschang 的 TED Talk 後,分享 4 個我認為很實用的建議。
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專注在會議
當你走進會議室時,可能腦子裡還裝滿其他東西。也許是剛才還沒回完的信件、或是想著下班要趕著採買,甚至是擔心等下可能會發生的狀況而感到焦慮。
試著讓自己專注在會議本身,今天的議程是什麼、會議目標是什麼?當自己能夠專心沉浸在當下,也更容易說出該說的話。
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專注在內容
你可能對於將要發言感到緊張、焦慮,也許對要討論的議題感到情緒激動,但請嘗試展現出你的正面情緒,無論是慷慨激昂、主動積極、自信或是感激。
記得有次我和主管反應沒有足夠的學習時間,因為安排好的空檔總是被臨時插入的會議打斷。我解釋自己如何安排學習時間,並展現熱情,談論學習目標會如何對工作產生正面影響。主管聽了大方的表示,如果之後再有這樣的情況,可以請他幫忙跟發會議的人溝通。
比起展現無奈或甚至膽怯的完全不敢說出口,正面積極的態度顯然讓主管更知道如何幫忙。
站在聽眾的角度,同樣的訴求,卻會因為表達方式的差異而結果大不同。別讓情緒影響了你要表達的重點。
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當個支持者-讓其他人被聽見
每場會議中總是會有外向者和內向者,而會議中的每個人都應該想辦法讓大家提出自己的看法。
你可以試著為內向者創造機會,也許是主動問沉默內向者的看法、或是讓滔滔不絕的外向者盡快做個總結。
我知道要打斷說個不停的人並不容易,試著說:「阿明,我很欣賞你的熱情和專業知識,我們很幸運。但我其實有點困惑,你能用一兩句話總結一下你的要點嗎?」
如果對象是外部,譬如合作夥伴或者客戶,你也可以說:「志明不好意思,我不想要打斷你,但是考慮到我們會議時間只剩下 5 分鐘了,我可以在結束前跟你確認一件事嗎?」,這時客戶應該會停下來,看看你要說什麼。
「我聽到你剛才提到資安議題,除此之外你還有其他優先事項是我們應該關注的嗎?」
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傾聽
傾聽對於內向者來說簡直是天生技能,你可能會說:我根本不用練習就很會!沒錯,但你知道可以利用傾聽,讓自己更勇敢發聲嗎?
記得有次開會,主題是如何在客戶的現有架構下,增加管理機制,確保系統運行更順暢。我一面查資料,一面聽完架構師發言後。接著說:「剛才架構師說的很好,我還有幾點想法想要補充」。
基於其他與會者的基礎做發言,讓大家知道你不只專心參與會議,還樂於貢獻缺少的部分。
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除了以上幾點建議,我還想加碼一點對我非常有用的方法。
加碼:新知分享,「3 分鐘就好」
你有沒有參加過那種「還沒開始,就知道結果」的會議?因為與會者都大致上知道會發生什麼事情,變得不期不待,只想早點散會、下班。給自己一個考驗,在無聊到不行的例行會議中加點新東西吧!
最近公司有沒有新的解決方案、或是有什麼是你認為,客戶可能會感興趣的新資訊?當沒話題時,就找話題。例如最近 ChatGPT 和 Open AI 正夯,無論是內部同事或外部客戶都適用,我還真沒碰過不感興趣的。
開會前,給自己 30 分鐘的空檔,迅速瀏覽相關資料,整理出一段台詞。不用長,3 分鐘就好。會議前跟主持人打聲招呼,大方發言。
幾次以後,你會發現自己講這段台詞跟錄音機一樣,會自動撥放,還不太費力。
總結
熟練地說話需要時間和練習,所以請對自己有耐心,努力是值得的。
找到你的聲音,就是做你自己,說出需要說的話。