你一天要收幾封 Email？我是個一天要收上百封 Email，曾身陷信件海、差點被淹沒的上班族，在上任一陣子後才逐漸找到方法，從中解脫。
《深度職場力》和《數位深度大掃除》的作者 Cal Newport 在《深度工作力》後，發現研究了心法還不夠，因為讀者更需要的是如何實踐，於是誕生了這本《沒有 Email 的世界》。
你好奇追求深度工作的 Cal Newport，對於 Email 這個大魔王都如何處置嗎？
💡這本書我是用聽的。我將更多聽有聲書的心得和經驗分享於我如何聽書、聽了什麼書：用 Libby 和 Spotify 聽 17 本有聲書的經驗分享
接下來的文章內容，我會和你分享作者的 2 個觀察和 4 個建議，以及我的實踐。希望你也能找到具體的方法讓工作變得更流暢。
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你以為你有生產力但沒有
Email 讓現代人產生了一種忙碌的假象。
你有沒有碰過一種同事，作了一點雞毛蒜皮小事也要慎重其事的寫封 Email，抄送給老闆、老闆的老闆和全世界？Email 的低成本成為員工刷存在感的工具，彷彿回一堆信，就是認真工作的表現。
你有沒有跟一種客服合作過，在提出問題後，它每天會寄一封信給你，大意是說我們正調查中，有消息會盡快回覆？之後又過了好幾天，才得到確切更新。一共可能收了超過十封信，但其實真正的有用資訊只有一兩封。
以上這些為了宣揚但並未落實、或是修補本來不應存在問題的工作，在《狗屁工作》中有更精闢的描述，而Email 無形中助長了這些工作。
Email 和許多科技工具一樣，本意都是為了幫助人們生活過得更好，但隨著發展，漸漸長出自己的樣子。社會經濟學家 Thorstein Veblen 提出技術決定論（technological determinism），指的是技術會隨視需要自行演變和發展。
其他例子還有 Cookie，起初是用來讓網站能夠容易追蹤使用者瀏覽器的技術。但後來卻被廣告商發現能夠以此來挖掘出使用者喜好，投放對的廣告。
笨蛋，問題不是 Email，而是過動的蜂巢思維
作者開宗明義地指出，真正的問題不是 Email，而是 Email 和各種即時通訊平台所造成的過動蜂巢思維（Hyperactive Hive Mind）。
過動的蜂巢思維：以持續對話為核心的工作流。透過 Emai，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。換句話說，就是持續沒有結論、重點、行動方案的討論。
人們討厭欠債（沒回的信彷彿一種通訊債）、又渴望被認同的天性，助長我們深陷其中而無法自拔。研究指出，上班族平均每六分鐘檢查一次收件匣或即時通訊，每日處理的訊息高達一百二十六則。
4 大 Email 使用原則，用有限的專注力換取最高的產出
有問題的從來不是工具，而是如何使用。作者提出四大原則，用較少的時間換取更高品質的產出：
專注力資本原則：找到自己適合的工作時間
書中提出把專注力視為一項資本，優化員工為產品加值的工作流。身為員工，讓我想到找到適合的工作時間，就能善用珍貴的專注力。
每個人的工作節奏都不一樣，你知道自己的任務在什麼時候最適合進行嗎？以我為例，開始上班的第一個小時是我嘗試過後，覺得最適合進行各種與公司系統有關的任務，無論是提交申請或是跟催進度。
原因很簡單，那段時間許多同事還沒上班，因此比較不容易被打斷；加上上述的批次處理，能夠讓我把數項申請跟進度跟催一次做完。
到了第二個小時，同事陸續上班了，這時大家精神正好、腦袋也清醒，正好適合進行會議，做決策。最後到了下班前，已經精疲力盡，則可以將自己從任務中抽離，看看未來行事曆，考慮哪些要出席、哪些可以用電子信件溝通，整理一番後結束今天的工作。
被打斷後要再回來專注手邊事情很耗神，因此找到適合每個時段的任務，對於提高生產力非常有幫助。
流程原則：看板
在生產流程中去除非必要的互動，減輕員工的額外干擾、專注在工作執行。看板工具在這時候幫上大忙，當需要詢問一項專案進度，不需要 Email 或者訊息來回，只要查看相關的看板，最新進度以及下一步一目了然。
協定原則：設定期待、界線
作者建議制訂何時與如何進行溝通的原則，事先的規劃有助於降低長期的成本。根據一項加州大學爾灣分校的研究指出，正在工作中的人一旦被打斷了，平均要花 23 分鐘的時間才能恢復投入原本手邊的工作。
很多人得了一種「看到新信一定要馬上看」、「有訊息一定要已讀」的毛病，無論本來在處理什麼工作，只要螢幕的右下角跳出通知，總忍不住想點開，於是就分心了。想想那 23 分鐘又可以處理好多事情呢！
其實我也經歷過這樣一段時間，最高紀錄一天有 11 個會，並且信一來就馬上讀、馬上回。曾經行事曆滿到老闆 1:1 時跟我說：Your calendar looks scary…那樣的生活持續數個月後，我開始偏頭痛，額頭變得緊繃，就好像一整天二十四小時都在皺眉頭一樣，還無法緩解，持續了一個禮拜才好。
之後學會定時收信以及和工作夥伴溝通，盡量不參加當天才通知的會議、設定不受訊息、信件打擾的專注時間，才逐漸抓回工作節奏。
專業化原則：分工專業化
作者認為職務分工應該更專業化，讓員工專責的工作少一些，工作品質將會高很多。如果你像我一樣是一位上班族，與其期待公司調整職務分工，調整自己的工作時段是更可行的方式。如果不能專業分工，至少讓時段分工。
我們身邊最有生產力的例子大概就是生產線了，總是日以計列的產出大量產品。仔細觀察，會發現生產線通常採用「批次處理」（batch）而不是隨時處理（ad-hoc）。
一間甜點店每天要大量生產甜點，不會讓一位師傅專做「一顆」蛋糕，從打蛋、處理麵團開始一路做到最後的裝飾，而會一次只做一項任務，同時生產出「多顆」蛋糕。
即使這些蛋糕都是同位師傅作的，但一次只專心做一項任務，比起從頭做到尾，對專注度和生產力的提升都有幫助。
我的實踐
除了上述套用作者建議的 4 個經驗，身為每日會收近百封信件的上班族，我還想跟你分享處理 Email 的 2 個技巧：
把「任務」導向轉為「人」導向
我們很習慣將工作事項視為任務導向，這很自然，對大部分的職能來說，完成專案就是工作，例如工程師作新功能開發專案、業務負責客戶軟體導入或是客服指導客戶作狀況排除。因此把任務作條列式紀錄，例如某某專案需要投入哪些資源。
但這樣做的缺點是一次只能處理一項任務。試想，如果一天當中有十件任務需要處理，除了認命的一一擊破，有沒有別的方法？
資料分析作久了，對於各式各樣的結構化資料總是比較敏感，這次也不例外。我開始思考能不能用不同的「維度」切入任務清單？就像零售業客戶會準備各種維度的客戶資料，像是性別、年齡、居住地、職業、收入等，希望我們能用不同維度分析，看出和選點最相關的洞見。
當然有，我們可以將信件「分門別類」。例如上系統、跑流程可以歸為一類，利用前述的「找到合適的時段進行不同任務」一次解決，這是依據信件「屬性」作分類。
此外，還能夠將信件以「人」作分類。譬如十封信件中，有三件跟某位合作夥伴有關，儘管性質不同，但總之都需要跟同個人討論才能往下進行。
這時就翻翻行事曆，看一下和夥伴下次開會時間，再評估時程，如果時間允許，不妨就等到開會時一次解決，省去另外約時間的麻煩。
本來需要回覆三封信件變成一場會議，效率大幅提升。
學會區分信件的優先順序
跑一趟醫院急診部，會發現病患手上都有不同顏色的手環，那是檢傷後的分類結果，紅色（舉例說明）代表最嚴重，黃色次之，綠色則無危險，優先順序可以往後，也可以自己走入診間。
急診室懂得分類病人，收信也要懂得分類。當需求進來時，先判斷有多緊急，能等嗎？如果不馬上處理會有什麼後果？
曾經有位同事一次接到來自兩個客戶的會議邀請，都很緊急，偏偏時間衝突了，衡量結果決定優先參加其中一個，原因很簡單：這是我們的最大客戶，貢獻了 30%的公司業績，要是處理的不好，掉了訂單，大家都遭殃。
有了這樣的分析，延後另一位客戶的邀請就變的理所當然，也不需要擔心其他同事抗議，因為誰都明白最大客戶的重要性。
延伸閱讀：7 個提升效率的工作方法
後記
當 Email 的便利被誤解成效率，工作就會淪為過動式溝通的犧牲品。你的忙碌是來自於過動的蜂巢思維，還是真正的工作？
善用以上這六個 Email 使用原則和技巧，幫助我們避免電子信箱的暴政，創造更平靜、更高品質的工作。
